AdActa
Polityka prywatności Obowiązuje od 16 lipca 2026

Polityka prywatności

§1. Informacje ogólne

  1. 1.1.Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie AdActa (dostępnym m.in. pod adresami https://adacta.digital i https://adacta.law oraz w poddomenach tych adresów), w ramach którego udostępniamy oprogramowanie AdActa (dale "Usługa").
  2. 1.2.Przetwarzanie odbywa się zgodnie z RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) oraz polskim prawem.
  3. 1.3.Dokumentem powiązanym i nadrzędnym względem niniejszej Polityki prywatności AdActa są Warunki użytkowania. W razie sprzeczności między dokumentami pierwszeństwo mają Warunki użytkowania, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych (w tym RODO), których nie można wyłączyć ani ograniczyć umową.

§2. Administrator danych

  1. 2.1.Administratorem danych osobowych związanych z kontem i korzystaniem z AdActa jest DONE CHECKED Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-837), przy ul. Pańskiej 96/83, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001078605, NIP 5273091211, REGON 527315017.
  2. 2.2.W sprawach dotyczących ochrony danych oraz Państwa uprawnień prosimy o kontakt: contact@adacta.digital lub drogą pocztową na adres siedziby wskazany powyżej.

§3. Podstawy prawne przetwarzania

  1. 3.1.Zbierając dane osobowe, informujemy o podstawie prawnej ich przetwarzania wynikającej z RODO. Gdy wskazujemy:
    1. 3.1.1.art. 6 ust. 1 lit. a RODO — przetwarzamy dane na podstawie otrzymanej zgody;
    2. 3.1.2.art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzamy dane, ponieważ są niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem na Państwa żądanie;
    3. 3.1.3.art. 6 ust. 1 lit. c RODO — przetwarzamy dane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
    4. 3.1.4.art. 6 ust. 1 lit. f RODO — przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionych interesów administratora (wskazanych przy danym celu).

§4. Kategorie osób, których dane dotyczą

  1. 4.1.W ramach AdActa przetwarzane mogą być dane osobowe:
    1. 4.1.1.Klientów zawierających umowę o korzystanie z AdActa (w tym Abonament) lub osób reprezentujących Klienta przy zawarciu albo realizacji umowy, w tym wskazanych jako upoważnione do działania w imieniu Klienta;
    2. 4.1.2.Użytkowników — osób wskazanych lub samodzielnie rejestrujących się jako uprawnione do korzystania z AdActa w ramach Konta;
    3. 4.1.3.Odwiedzających AdActa (w tym potencjalnych klientów zainteresowanych zawarciem umowy), w zakresie danych technicznych i — jeśli dobrowolnie je przekażą — danych kontaktowych.

§5. Cele przetwarzania danych osobowych

  1. 5.1.Przetwarzanie danych osobowych następuje w ściśle określonych celach. W ramach AdActa są to w szczególności cele opisane poniżej (dla każdego: podmiot danych, kategorie danych, podstawa prawna, okres retencji).
  2. 5.2.Założenie Konta oraz zawarcie i realizacja umowy (w tym okres próbny, jeśli jest dostępny):
    1. 5.2.1.podmiot danych: Klient / Użytkownik;
    2. 5.2.2.kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię i nazwisko, firma, NIP, adres, stanowisko lub funkcja, numer telefonu, adres e-mail), dane logowania;
    3. 5.2.3.podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest realizacja umowy wymagająca przetwarzania danych osoby działającej w imieniu strony umowy);
    4. 5.2.4.retencja: do czasu zrealizowania obowiązków wynikających z umowy (w tym w zakresie przechowywania kopii zapasowych w obowiązującym cyklu).
  3. 5.3.Realizacja obowiązków prawnych, w tym rozliczenia podatkowe i księgowe:
    1. 5.3.1.podmiot danych: Klient;
    2. 5.3.2.kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz dane rozliczeniowe niezbędne do faktur i ewidencji;
    3. 5.3.3.podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (m.in. obowiązki podatkowe i księgowe; w zakresie obowiązującym — także obowiązki wynikające z przepisów o usługach cyfrowych);
    4. 5.3.4.retencja: przez czas trwania obowiązku prawnego przechowywania dokumentacji.
  4. 5.4.Udostępnienie AdActa do użytkowania (świadczenie Usługi, w tym dokumentów, spraw, funkcji AI i komunikacji w aplikacji):
    1. 5.4.1.podmiot danych: Użytkownik;
    2. 5.4.2.kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane logowania i metadane urządzenia pochodzące z systemu uwierzytelniania, podstawowe dzienniki zdarzeń, treści wprowadzone do Usługi (w tym dokumenty i dane spraw), w zakresie niezbędnym do działania funkcji;
    3. 5.4.3.podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO;
    4. 5.4.4.retencja: do czasu zrealizowania obowiązków wynikających z umowy (w tym kopie zapasowe), a następnie usunięcie lub anonimizacja — z zastrzeżeniem obowiązków prawnych.
  5. 5.5.Komunikacja serwisowa dotycząca AdActa (np. wiadomości na adres kontaktowy):
    1. 5.5.1.podmiot danych: Użytkownik lub Odwiedzający;
    2. 5.5.2.kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz dane zawarte w treści komunikatu;
    3. 5.5.3.podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi i utrzymanie kontaktu na żądanie);
    4. 5.5.4.retencja: do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu albo ustania potrzeby kontaktu, o ile dłuższy okres nie wynika z dochodzenia roszczeń lub prawa.
  6. 5.6.Analiza ruchu i poprawa jakości usług (jeśli stosujemy narzędzia analityczne wymagające zgody):
    1. 5.6.1.podmiot danych: Użytkownik lub Odwiedzający;
    2. 5.6.2.kategorie danych: dane o sposobie korzystania z Usługi (np. podstawowe dzienniki zdarzeń, zagregowane analizy, dane z plików cookies);
    3. 5.6.3.podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
    4. 5.6.4.retencja: do czasu odwołania zgody lub zgodnie z okresem żywotności danej technologii.
  7. 5.7.Ochrona prawna — ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z udostępnianiem AdActa:
    1. 5.7.1.podmiot danych: Klient, Użytkownik, Odwiedzający — w zakresie związanym ze sprawą;
    2. 5.7.2.kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz inne dane związane ze świadczeniem Usługi niezbędne do ochrony prawnej;
    3. 5.7.3.podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    4. 5.7.4.retencja: do upływu terminów przedawnienia albo zgłoszenia skutecznego sprzeciwu — o ile prawo nie wymaga dłuższego przechowywania.
  8. 5.8.Bezpieczeństwo IT, diagnostyka i zapobieganie nadużyciom:
    1. 5.8.1.podmiot danych: Użytkownik / Odwiedzający;
    2. 5.8.2.kategorie danych: logi, identyfikatory urządzenia lub sesji, adres IP, informacje o przeglądarce i systemie;
    3. 5.8.3.podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    4. 5.8.4.retencja: przez czas niezbędny do celów bezpieczeństwa i administrowania serwisem, a następnie usunięcie lub anonimizacja.
  9. 5.9.Pliki cookies oraz podobne technologie (w tym logi serwera) — zapewnienie poprawnego działania AdActa (szczegóły w § 11):
    1. 5.9.1.podmiot danych: Użytkownik lub Odwiedzający;
    2. 5.9.2.kategorie danych: identyfikatory sesji i urządzenia, preferencje zapisane w cookies, dane z logów serwera (np. adres IP, data i czas żądania, informacje o przeglądarce i systemie) oraz — w razie wyrażenia zgody — dane z cookies funkcjonalnych lub analitycznych;
    3. 5.9.3.podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie cookies niezbędnych do działania Usługi i bezpieczeństwa; art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie cookies innych niż niezbędne;
    4. 5.9.4.retencja: zgodnie z okresem żywotności danej technologii (sesyjne albo trwałe) albo do czasu odwołania zgody — w zakresie cookies wymagających zgody.

§6. Zakres przetwarzanych danych — uzupełnienie

  1. 6.1.W zależności od sposobu korzystania z AdActa przetwarzamy m.in.:
    1. 6.1.1.dane konta (np. imię i nazwisko lub identyfikator, adres e-mail, dane logowania, identyfikatory techniczne);
    2. 6.1.2.treści, które dobrowolnie wprowadzają Państwo do Usługi (w tym dokumenty i dane spraw);
    3. 6.1.3.dane techniczne i eksploatacyjne (logi, identyfikatory urządzenia lub sesji) niezbędne do bezpieczeństwa i działania serwisu;
    4. 6.1.4.dane rozliczeniowe — jeśli korzystają Państwo z płatności (np. identyfikator transakcji u operatora płatności; nie przechowujemy pełnych numerów kart w AdActa, o ile nie zaznaczono inaczej u operatora).

§7. Odbiorcy danych i transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

  1. 7.1.Dane przekazujemy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji Usługi lub obowiązków prawnych. Odbiorcami mogą być w szczególności:
    1. 7.1.1.podmioty wspierające działalność: dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej, poczty i komunikacji transakcyjnej, IT i wsparcia — wyłącznie w niezbędnym zakresie;
    2. 7.1.2.operator płatności (Polar), jeśli korzystają Państwo z płatnych planów;
    3. 7.1.3.dostawcy modeli językowych i usług AI (w UE lub poza EOG), gdy wywołują Państwo funkcje oparte na LLM — wówczas fragmenty treści (promptu) mogą trafić do tego dostawcy zgodnie z konfiguracją produktu i umowami;
    4. 7.1.4.organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy prawa.
  2. 7.2.Dążymy do przechowywania danych wewnątrz Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli ze względów technicznych dane trafią poza EOG, stosujemy zawsze mechanizmy pseudonimizacji, anonimizacji oraz przewidziane w RODO, w szczególności:
    1. 7.2.1.decyzję wykonawczą Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony;
    2. 7.2.2.standardowe klauzule umowne, o ile kraj odbiorcy zapewnia należyte zabezpieczenia oraz egzekwowalne prawa osób i skuteczne środki ochrony prawnej;
    3. 7.2.3.w przypadku transferu poza EOG — certyfikację w ramach programu Data Privacy Framework, o ile ma zastosowanie.
  3. 7.3.Dalsi przetwarzający:
    1. 7.3.1.dostawca hostingu i infrastruktury chmurowej w EOG (np. CloudFerro) — hosting oprogramowania i danych powierzonych; transfer poza EOG: nie (w typowej konfiguracji produkcyjnej);
    2. 7.3.2.dostawcy modeli LLM (w zależności od ustawień i preferencji Użytkownika / administratora, m.in. dostawcy w UE oraz dostawcy spoza EOG) — analiza treści przekazanych w wywołaniu funkcji AI; transfer poza EOG: możliwy wyłącznie na danych spseudonimizowanych;
    3. 7.3.3.operator płatności (Polar) — rozliczenia Abonamentu; transfer w ramach EOG: możliwy zgodnie z warunkami operatora i mechanizmami RODO.
  4. 7.4.Nie korzystamy z usług Google Analytics.
  5. 7.5.Każdy dokument przesłany na serwer AdActa podlega automatycznej ochronie danych wrażliwych.
  6. 7.6.Niezależnie od tego jaki model LLM (w EOG lub poza EOG) wybiera Użytkownik, dokładamy wszlkich starań aby informacje wrażliwe nigdy nie opuszczały infrastruktury CloudFerro EOG, o ile użytkownik świadomie i celowo nie wyłączy tej funkcji AdActa na własną odpowiedzialność.

§8. Sztuczna inteligencja: brak uczenia modeli na danych ze spraw oraz opcjonalna personalizacja asystenta

  1. 8.1.Nie wykorzystujemy treści ze spraw ani dokumentów naszych użytkowników do trenowania ani doskonalenia globalnych modeli sztucznej inteligencji u zewnętrznych dostawców ani do budowy zbiorów treningowych przekazywanych innym podmiotom.
  2. 8.2.Na życzenie użytkownika wirtualny asystent może wyciągać wnioski z rozmowy z tym użytkownikiem, aby lepiej dostosowywać sposób odpowiadania w przyszłych konwersacjach (personalizacja zachowania asystenta). Informacje te zapisywane są wyłącznie na koncie użytkownika, w formie plików konfiguracyjnych. Zostają usunięte wraz z usunięciem konta. Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie wyłączyć tę funkcję w ustawieniach aplikacji — wówczas asystent nie zapisuje ani nie stosuje takiej personalizacji.
  3. 8.3.Dokładamy starań, aby treści i wyniki generowane przez AdActa były rzetelne. Technologia AI opiera się na algorytmach przetwarzania danych i może generować błędy. Treści te mają charakter wspierający i nie stanowią porady prawnej. Ostateczna weryfikacja wyników oraz decyzja o ich wykorzystaniu należy do Użytkownika — zgodnie z Warunkami użytkowania.

§9. Pseudonimizacja i przekazywanie poza EOG — mechanizmy AdActa

  1. 9.1.Dane wrażliwe dokumentów przechowywanych w AdActa są automatycznie oznaczane jako wymagające pseudonimizacji bez względu na to, czy mają być przetwarzane przez dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Mechanizm ten jest obarczony ograniczoną skutecznością i wymaga weryfikacji przez Użytkownika.
  2. 9.2.Użytkownik ponosi odpowiedzialność za upewnienie się, że przesyłane przez niego dane mogą być przetwarzane przez dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
  3. 9.3.Użytkownik może ręcznie oznaczyć dowolny fragment każdego dokumentu jako wymagający pseudonimizacji.
  4. 9.4.Użytkownik może także ręcznie oznaczyć dowolny dokument jako niewymagający pseudonimizacji. Wówczas możliwe jest przetwarzanie takiego dokumentu przez dostawców spoza EOG, zgodnie z jawnym oczekiwaniem Użytkownika.
  5. 9.5.Jeżeli korzystamy z dostawców spoza EOG, stosujemy mechanizmy przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne), o ile są wymagane. Szczegóły dotyczące konkretnych dostawców AI mogą być ujawnione na żądanie lub w odrębnej liście podmiotów przetwarzających.

§10. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. 10.1.Przysługują Państwu m.in. następujące prawa (w warunkach i z wyjątkami przewidzianymi w RODO):
    1. 10.1.1.dostępu do danych;
    2. 10.1.2.sprostowania danych;
    3. 10.1.3.żądania usunięcia danych;
    4. 10.1.4.ograniczenia przetwarzania danych;
    5. 10.1.5.przenoszenia danych — w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie umowy lub zgody;
    6. 10.1.6.cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem;
    7. 10.1.7.wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — należy wskazać szczególną sytuację uzasadniającą zaprzestanie przetwarzania objętego sprzeciwem.
  2. 10.2.W celu realizacji uprawnień prosimy o kontakt pod adresem wskazanym w § 2.

§11. Pliki cookies

  1. 11.1.Sporadycznie używamy plików cookies w zakresie podnoszącym komfort użytkowania AdActa.
  2. 11.2.Pliki cookies to zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika. Pozwalają one przeglądarce wymieniać informacje z AdActa, co poprawia komfort korzystania z AdActa.
  3. 11.3.Pod względem okresu żywotności rozróżniamy:
    1. 11.3.1.pliki sesyjne — istniejące do końca danej sesji umożliwiające wygodne dopasowanie interfejsu użytkownika np. ustawień szerokości paneli widocznych w AdActa.
    2. 11.3.2.pliki trwałe — istniejące po ukończeniu sesji.
  4. 11.4.Nie używamy plików cookies w celu analizy ruchu, marketingu, ani żadnym innym celu, ponieważ nie ma to uzasadnienia w odniesieniu do zalogowanego Użytkownika.

§12. Skarga do organu nadzorczego

  1. 12.1.Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa; dane kontaktowe: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

§13. Zmiany Polityki prywatności

  1. 13.1.Możemy zmieniać treść niniejszej Polityki. Każda nowa wersja staje się obowiązująca z chwilą jej publikacji w AdActa, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie wymagają inaczej.
  2. 13.2.O istotnych zmianach możemy poinformować w interfejsie Usługi lub drogą elektroniczną — zgodnie z Warunkami użytkowania i obowiązującym prawem.